Organizar el día a día es fundamental para cuidar de las prioridades.

Planificación de las actividades contribuye para que se realicen dentro de los plazos y con la calidad deseada

Se acostumbra decir que el tiempo es nuestro bien más valioso, porque, después de gasto, no hay como recuperarlo. Por lo tanto, administrar bien a ese recurso es fundamental, para evitar que Ud. lo despilfarre con actividades innecesarias y se mantenga siempre apurado y estresado por tener más cosas que hacer de lo que puede.

¿Cómo hacerlo? El secreto está en un trípode formado por:

• Planificación;
• Definición de prioridades;
• Organización y disciplina.

Entender qué significa cada uno de esos temas es fácil. Lo difícil es ponerlos en práctica. Para ello, hace falta mantener el foco. Vamos a presentar a continuación algunas sugerencias para que se pueda cumplir ese desafío sin tantos problemas.  

Planificación

La planificación de las tareas y de su día o semana de trabajo no exige mucho tiempo. Ud. puede separar algunos minutos de la mañana de cada lunes para eso, al empezar su día de trabajo. Lo ideal es hacer un listado de actividades y estimar un tiempo para cada una de ellas. Hágalo por escrito, para poder consultar y no tener de recurrir a la memoria. Puede ser en un cuaderno, agenda o en un aparato electrónico. Para quienes usan bien la tecnología, existen aplicativos gratuitos que les ayudan mucho en esa tarea, así como la Agenda Google. No importa la forma, sino mantener la constancia en esa acción, para que Ud. sepa qué hacer y cuándo hacerlo. Eso es lo que volverá a su día a día más organizado y productivo. Algunas veces, esa planificación no será exacta, porque Ud. calculó mal el tiempo necesario para una tarea. Pero no es motivo para desanimarse: Ud. aprenderá y perfeccionará su propio método. Quienes trabajan buena parte del tiempo en la calle, visitando clientes, también pueden beneficiarse de la planificación. Preparar un recorrido de las visitas, organizándolas por región, evitará pérdidas de tiempo.  

Definición de prioridades

Para que la planificación funcione bien, deben establecerse prioridades. Evalúe qué es más importante y qué es secundario. Entendiendo cuáles son las prioridades, Ud. se puede concentrar en algunas actividades, pasando otras para personas de su equipo o dejándolas para otro momento. Si, al contrario, Ud. sale buscando solución para todo que encuentra adelante, puede dejar de lado una tarea que debería haber sido hecha antes de todas las demás. Analice siempre si no está dando prioridad para lo que es más fácil, pero que no necesariamente agrega valor o trae resultados para su negocio. Para concluir la explicación sobre las prioridades, una recomendación de los especialistas: hacer primero los trabajos más difíciles (entre los que Ud. consideró prioritarios), porque al empezar el día Ud. en general está más dispuesto. Para el final del día, cuando Ud. está más cansado, reserve las tareas más simples.  

Organización y disciplina

En lo que respeta la organización y la disciplina, vale la pena destacar algunos consejos de los especialistas en administración del tiempo:

• Mantenga su mesa de trabajo arreglada, así como cajones, armarios y otros locales donde guarda documentos y objetos de trabajo. Con eso, se evita la pérdida de tiempo de buscar algo que deberá estar en un lugar determinado.
• Busque establecer horarios en los cuales Ud. no debe ser molestado. Haga las tareas que exigen más concentración en esos periodos, sin interrupciones de llamadas, e-mails y personas que entran en la sala.
• Evite, siempre que sea posible, interrumpir una tarea ya empezada.

Siga hasta el final, pues reanudar la tarea, recordando dónde estaba y qué pretendía, normalmente lleva más tiempo. Siguiendo con la disciplina, se debe resaltar la importancia de evitar las distracciones. Todos nosotros estamos sujetos a ellas, especialmente con las posibilidades de interacción proporcionadas por los smartphones. Casi nadie necesita quedarse todo el tiempo conectado a Facebook, mirar actualizaciones en sus grupos de Whatsapp o consultar portales informativos. Eso se puede hacer en momentos reservados para el descanso o en periodos determinados del día (a cada dos o tres horas, por ejemplo). Interrupciones constantes – aunque parezcan ser por sólo un minuto – comprometen la concentración para el trabajo que se debería estar haciendo. Empiece ahora a organizarse para usar su tiempo de manera más eficiente y productiva. ¡Ud. rápidamente percibirá las ventajas de hacerlo!

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Consejos para aumentar la productividad

Considerado uno de los principales especialistas brasileños en productividad personal y empresarial, Christian Barbosa afirma que en la rutina diaria de una empresa existen diversos elementos que pueden perjudicar el desempeño de los colaboradores, como el acúmulo de tareas, la desorganización y el bloqueo creativo.

Él presenta nueve consejos para superar ese problema:

• Planifique su rutina diaria con adelanto: la recomendación es planificar los próximos 3 días de trabajo, para tener una visión más amplia y la capacidad de lidiar con las urgencias.
• Determine el tiempo de ejecución de cada actividad: una estrategia es apuntar el tiempo de cada tarea en la agenda, como si fueran reuniones. Por ejemplo, la tarea A será concluida a las 10h00, la tarea B a las 12h00, etc.
• Mantenga un diario de actividades: al registrar todo que Ud. hace en su periodo de trabajo, es posible identificar dónde se pierde tiempo, en qué es necesario más tiempo y cuáles acciones son improductivas.
• Utilice siempre el calendario: puede ser una agenda de papel o una herramienta para uso en computadora, tablet o smartphone. Lo importante es consultar y controlar el cumplimiento de las tareas.
• Conozca sus plazos: con eso, le será posible planificar el tiempo para ejecutar cada actividad, sin tener de recurrir a las acciones de última hora, que tienen impacto en la productividad y la calidad del trabajo.
• Aprenda a decir NO: no se comprometa con más actividades de las que consigue hacer.
• No desperdicie tiempo: no se distraiga con juegos, conversas particulares y acceso a las redes sociales. Use sus horarios de pausa o descanso para ello.
• Haga pausas: reserve un tiempo para desconectar la mente de sus tareas, pero sin exagerar. Una pausa ayuda a reducir el stress del día a día, mejora el humor, aumenta la creatividad y vuelve el trabajo más agradable.
• Facilite sus procesos: una buena manera de volver más eficiente la ejecución de las tareas es organizarlas en categorías. Busque colocar trabajos similares próximos en su planificación diaria. [/box]