[gravata]Sepa cómo y dónde recortarlos, sin perjudicar las operaciones de la empresa.[/gravata] “Costo es como uña, hay que cortar siempre”. Inspirada en el rígido control de costos de la red minorista Walmart, esa a frase se utiliza  como una de las bases del trabajo de los exitosos emprendedores brasileños Jorge Paulo Lemann, Marcel Telles y Beto Sicupira, dueños de un gigantesco grupo que incluye empresas como Ambev (bebidas), Lojas Americanas y Burger King. Especialmente en momentos difíciles, cuando los recursos son escasos, la atención a los costos se vuelve prioridad. Eso nadie lo contesta. Pero, como advierte la frase que abre este artículo, tal atención  debe ser permanente.  Es necesario hacer una investigación cuidadosa de todos los gastos y analizar cuáles se pueden reducir o eliminar ¿Cómo hacerlo? ¿Por dónde empezar? Para saber dónde es posible reducir costos, el primer paso es hacer una investigación detallada de los gastos de su empresa. Con ello, Ud. tendrá una visión más clara de cómo  y dónde sus recursos se están utilizando. En esa etapa, sólo con una relación organizada de los gastos, mucha gente ya encuentra varias oportunidades para ahorrar. Partiendo de las informaciones  obtenidas, será posible evaluar todos los gastos hechos y clasificarlos en diversas categorías, empezando por los que realmente son indispensables – que no se puede recortar. Luego, el camino sugerido es descubrir dónde hay espacio para recortes, analizando cuidadosamente cómo y cuándo algunos gastos pueden ser:

• Reducidos;
• Renegociados (por ejemplo, con proveedores);
• Aplazados para otro momento más favorable;
• Eliminados total o parcialmente.

Con todos los datos disponibles, se queda más fácil identificar los desperdicios, que siempre existen, por más recortes que se haga. Vea algunos ejemplos de dónde los desperdicios pueden estar:

• En la compra de materiales o en su utilización equivocada;
• En el envío y transporte;
• En la pérdida de tiempo con el retrabajo;
• En la falta de organización, que provoca mayor demora para realizar las actividades y, por lo tanto, mayor gasto con personas;
• En el uso inadecuado de recursos como agua, energía, teléfono, gas, etc.;
• En la utilización de tecnologías desfasadas.

“Eliminar los desperdicios debe ser un esfuerzo permanente y continuo de todos en la empresa, en todos los momentos”, afirmó José Roberto Ferro, presidente de Lean Institute Brasil, en artículo en el portal Época Negócios. “Como consecuencia, siempre se estará reduciendo los costos. Con ello, la empresa estará en mejores condiciones competitivas para afrontar caídas del mercado o cambios, sin desesperación o medidas drásticas”. Recorte inteligente Sin embargo, es importante evaluar bien los recortes, para no perder la eficiencia y no perjudicar las operaciones de la empresa. Dos ejemplos son el recorte de personal y la reducción del presupuesto destinado a la promoción y divulgación de productos y de la misma empresa. Esas son medidas que pueden parecer positivas en el corto plazo, pero suelen afectar seriamente la atención al cliente y la atracción del público para su estable­cimiento. El consultor Mario Pacheco Fernandes, autor del libro 25.555 días en la carretera – qué aprendí administrando empresas, señala exactamente ese aspecto. “Todas las acciones que serán implementadas no pueden dejar de considerar el maña: la empresa permanecerá en el mercado después de las turbulencias”, advierte. Fernandes afirma que recortar costos sin tener criterios bien definidos puede provocar la pérdida de conocimientos y de calidad. El riesgo es perjudicar el futuro de la empresa, que estará menos preparada cuando el mercado vuelva al normal. “Eso provoca pérdida en la crisis y pérdida en la recuperación del mercado”, avisa. Para momentos de crisis o turbulencia, Fernandes sugiere que, antes de decidir los recortes, los líderes de la empresa adopten las siguientes prácticas:

• Definir claramente prioridades y objetivos;
• Ser proactivo (tomar la iniciativa);
• Preservar y reforzar la motivación de los funcionarios;
• Trasmitir seguridad para el equipo, mostrando qué se está haciendo y explicando los motivos.

Reconocido como uno de los principales especialistas mundiales en liderazgo e innovación, el norteamericano John Kotter sigue la misma lógica y dice que lo peor que se puede hacer es conducir la empresa para el borde del precipicio, por exceso de ahorro de gastos. “La recesión terminará un día. Si Ud. realizó poco, durante el periodo negativo, para impulsar los servicios, mejorar su producto o desarrollar innovaciones, se quedará rezagado cuando la situación finalmente mejorar”. La fórmula que surge de las recomendaciones de esos expertos incluye, por lo tanto, tres medidas, que se deben adoptar simultáneamente: mantener atención constante a los gastos, aumentar la eficiencia y buscar nuevas oportunidades. Estudie cómo hacer eso en su negocio y ¡siga adelante! [box side=»alignleft» color=»box-verde» pos=»horizontal»] Consejos prácticos para obtener resultados:

• Contar con el equipo: es necesario buscar el apoyo y la colaboración de los funcionarios para conseguir reducir costos. Infórmelos claramente cuáles son los objetivos y escuche sus sugerencias. Para motivarlos, se puede utilizar una parte del valor ahorrado para recompensarlos.
• Evitar impacto en el atendimiento: se deben mantener la calidad y eficiencia del atendimiento, para que el recorte no provoque una percepción negativa en los clientes.
• Verificar los pequeños gastos: algunos ítems, aisladamente, no representan un costo muy alto, pero cuando se los suman, se puede percibir su impacto en las finanzas de la empresa.
• Ahorrar en el teléfono: concientizar funcionarios sobre la duración de las llamadas y los mejores horarios para hacerlas es un buen camino. Asimismo se puede adoptar el uso de herramientas de comunicación gratuitas o de bajísimo costo, como Skype.
• Optimizar gastos de energía: es posible reducir la cuenta de electricidad con medidas como cambios de hábitos, mejor aprovechamiento de la luz natural, sustitución de lámparas y equipos.
• Unir fuerzas: acuerdos con la competencia o empresas con actividades complementarias para compras conjuntas permiten obtener mejores precios y condiciones.

Comparar precios antes de comprar: cuando sea necesario adquirir materiales y equipos, verifique los precios ofrecidos por varios  proveedores. Lo mismo vale para la contratación de servicios como transporte, limpieza, seguridad, etc. [/box]