为了避免损失，使用最好的技术至关重要


不管是对于工业来说还是对于各种类型的企业来说，有效的管理库存是非常关键的。如果不能实现库存的良好管理，造成库存过多或过少的情况，都会严重影响公司的运作。


保持库存的平衡状态一直一来都是企业家们所面临的挑战。在普斯市圣若泽坎有一家Foundation Armando Alvares Penteado (FAAP)，来自其库存管理部门的专家Julio Cunha说：“库存管理可以造成任何业务上的巨大差异，无论是积极的一面还是消极的”。

规划特定的空间来控制产品的储存


存储很多的商品或许看起来很有价值，能够保证库存满足销售需要，但是这样一来存储的成本会增加，而公司的运营资本则会减少。反之，如果库存过少，不能满足销售需求，则会造成损失。另外，如果向供应商一次性购买的产品过少，对方可能会抬高价格。准确地预测销售的节奏或着影响销售节奏的因素是不可能的。但是采取措施有良好的控制却是有可能，不需要成为技术专家或者损失很多投资资金。


良好的开端是有组织有计划的。Cunha教授说，仓库应当时刻保持干净整洁，整齐有序，每一个物品都恰当摆放且有清楚明显的标识。


同样重要的是，管理仓库人是有纪律的，并保持他们的秩序，以便我们可以知道仓库的内容。有效的仓库组织还有助于库存管理和避免超额购买。


第二个易于实施的措施是保证对库存物品的流入和流出的控制。这一流程需要人工进行，在日志中或在计算机上的电子表格中记录完成。

Cunha教授强调说明，“一旦我们控制了货物的流入和流出，我们可以管理哪些项目具有更多或更少的转换，这可以帮助预测平均消费和识别销售较差的产品。这些措施进行起来很简单，但是可以对业务产生重大影响”。


为了避免因超过有效期而造成的产品损失，最佳做法是将易腐烂物品与其他物品分开存放。


还有一个有趣的方法是使用标签的有效性日期突出显示，以便每次需要某种产品时，会选择最早入库的产品来出售。这就是所谓的FIFO（先进先出，意味着第一个项目进入库存是第一个出去）。还建议通过日志记录，标记易腐烂的产品的进入和到期日期，以控制那些接近到期时间的产品。


开展促销活动是库存管理或处理某一种过多存储产品的另一个有效方法。这里要注意，要合理利用促销活动，以减少临期产品所有可能带来的损失。


专家建议，“一旦我们能够进行高效的库存管理，我们就能识别长期没有移动过的产品，这些产品可能会占用宝贵的空间，或许可以以低价销售的方式来转换其价值。同样，这一方法适用于库存过多的产品”。

 
对于在一年中不同时间发生的销售量振荡，即季节性动荡，应特别小心。在制冷和空调等行业中，全年保持相同的库存是没有意义的，要知道，这一类产品的销量在炎热的夏季比在较冷的月份更高。


Julio Cunha教授进一步证实说明，“对于季节性销售物品，良好的库存管理有助于识别它们，并估测其平均消耗量，以及他们可出售的时间和购买的最佳时间。有了这些信息，就有可能避免过多和不必要的库存”。



最好的方法


采用最佳实践来管理其库存的公司的一个例子就是Multifrio公司。其总部位于RibeirãoPreto，该公司主要经营家用和商用制冷设备、空调及冷缺室产品的零售商品。为了满足活动需求，它有一个储存各种各样的产品大仓库。在那里，所有可用品都是正式注册，其产品的流入和流出都有严格的控制。


这家公司的经理Marcos Henrique Zanotti说，这是一个必不可少的步骤。“记录和控制一切进入和离开公司的产品的确需要投入大量的工作，但这是值得的。这一措施有助于我们优化库存投资，进行销售评估，计划与供应商和生产部门的采购，以及发现哪些产品销售最多，哪些销售最少”。


然而，这项工作并不止于此。他补充说，“只有纸上或电脑屏幕上记录的一切还不够。必须有一个逻辑组织，在哪里可以找到什么产品。按类别划分产品并为每个产品创建代码是维护订单和促进位置变动的方法。”


Zanotti还建议培训员工使用系统并注意需要定期备份重要数据，以避免信息丢失带来的损失。他认为库存错误是正常的，即使有各种各样的控制。他强调说“由于库存错误难以避免，必须定期采集库存数据来纠正差异”。


有助于有效管理仓库的建议

在危机时期或市场低迷时期优先考虑生活基本物品，因为这些产品的需求会更高。

跟踪记录各种物品的销售数字，了解每种物品的平均消耗量，并计算必要的库存。

了解所在的行业需求方面的趋势，以便估计未来的销售额。

•当产品滞销时，应迅速做出反应：如果损失不可避免，最好尽量减少损失，以折扣出售。

•如果物品长期没有市场，寻求每一个可以销售的机会，即便是需要提供很大的折扣：使用互联网提供，结账销售，甚至与竞争对手谈判。


来源：节选自圣保罗页报，2015年7月19日刊，以及Sebrae-SP提供的信息。