[gravata]Usar las mejores técnicas es importante para evitar pérdidas.[/gravata]

Administrar bien las existencias es fundamental para todo tipo de comercio y también para las industrias. Sin una planificación en ese aspecto, pueden sobrar o faltar productos, lo que siempre provoca un impacto negativo en los negocios. Alcanzar el equilibrio en términos de existencias es un desafío. “Las existencias son un diferencial para cualquier negocio, en el lado positivo o negativo”, afirma Julio Cunha, profesor de Gestión de Existencias de la Fundación Armando Alvares Penteado (FAAP), de São José dos Campos, Brasil.

 Determinación de espacios específicos para cada ítem facilita el control Poseer demasiadas mercancías puede parecer interesante, confiriendo seguridad para atender a la demanda, pero aumenta los costos y reduce el capital de trabajo necesario para la empresa. Por otro lado, si se mantiene solo una cantidad mínima de cada producto, se pueden perder ventas. Además de eso, para comprar menores volúmenes, en algunos casos el valor unitario será más alto. No se puede prever con seguridad el ritmo de las ventas ni los factores que las influenciarán.

Pero es posible adoptar algunas medidas para tener un control eficaz, sin ser un especialista en tecnología o invertir mucho. Una manera de empezar es organizarse mejor. El profesor Cunha explica que se debe mantener un espacio limpio y organizado, con cada ítem identificado en sitios apropiados y visibles. Asimismo es importante que las personas que acceden a las existencias las mantengan en orden, para que se pueda saber qué hay allí. La organización facilita los inventarios e inhibe las compras en exceso. Una segunda medida de fácil implantación es la manutención de un control de entradas y salidas de ítems en las existencias. Eso se puede hacer manualmente, en un cuaderno apropiado, o en una hoja de cálculo en la computadora. “Si tenemos el controle de entradas y salidas podemos saber cuál es la rotación de los diferentes ítems, lo que nos ayuda en las previsiones de consumo promedio y la identificación de productos que no venden. Son medidas simples que pueden hacer diferencia para el negocio”, subraya Cunha. Para evitar la pérdida de productos por la caducidad de su validez, una práctica recomendada es mantener a los ítems perecibles apartados de los demás.

Otra acción posible es utilizar etiquetas con las fechas de caducidad señaladas para que, siempre que un ítem sea solicitado, el más antiguo sea vendido. Eso es lo que se llama sistema FIFO (del inglés First in, first out, significando que el primer ítem que entra en las existencias es el que debe salir primero). Se recomienda también un registro de los ítems perecibles con las fechas de entrada y caducidad, para evitar que los productos caduquen. Las promociones son otra acción útil el la administración de existencias  o cuando hay exceso de un tipo de producto. Un consejo es usarlas para evitar las pérdidas con los productos que están en el final de su período de validez. “Cuando hay una administración de existencias eficaz, se puede identificar ítems que hace mucho no se venden y ocupan espacios innecesarios, que se pueden ofrecer a precios menores. Ese procedimiento  se puede aplicar para productos con cantidades excesivas”, sugiere el profesor. Otro aspecto a tener en cuenta  es la oscilación en el volúmen de ventas en diferentes periodos del año, conocida como estacionalidad. No se debe mantener las mismas existencias durante todo el año en sectores como el de refrigeración y aire acondicionado, cuyas ventas son más fuertes en verano que en los meses fríos. “Cuando se trata de ítems de venta estacional, la buena administración de existencias permite identificarlos y definir sus consumos promedio y los periodos en que deben estar disponibles para comercialización, así como el mejor momento para comprarlos. Con esas informaciones, se evitan existencias excesivas y innecesarias”, afirma el profesor Julio Cunha.

Un ejemplo de buenas prácticas para controlar existencias es el de Multifrio, de Ribeirão Preto, Brasil. La empresa actúa en la reventa de productos para refrigeración doméstica, comercial y aire acondicionado, así como en proyectos de cámaras  frías. Para desarrollar sus actividades, posee una grande área, donde almacena una inmensa variedad de productos. Allí, todo lo que está disponible es registrado, con un control de las entradas y salidas de productos. Según Marcos Henrique Zanotti, director de Multifrio, esa es una medida esencial. “Registrar y controlar todo lo que entra y sale de la empresa exige mucho trabajo, pero vale la pena. Nos ayuda a optimizar la inversión en existencias, hacer estimaciones de ventas, planear la compra con proveedores y la producción. Asimismo, permite saber los productos que  venden más y los que tienen menor salida”, explica. El trabajo, sin embargo, va más allá. “No es suficiente tener todo en el papel o la pantalla de la computadora. Es fundamental tener una organización lógica del local donde se puede encontrar cada producto. Dividir a los productos por categorías y crear códigos para cada uno de ellos son formas de mantener el orden y facilitar la ubicación”, añade. Zanotti recomienda también que los funcionarios sean entrenados para usar el sistema y alerta para la necesidad de hacer backups periódicos de los datos, para evitar sorpresas desagradables con pérdidas de informaciones. Considera normales los  errores en las existencias, aunque se haga el control. “Por ello, se debe hacer el inventario periódicamente para corregir las diferencias”, dice. [box side=»alignleft» color=»box-vermelho» pos=»horizontal»] Consejos útiles para cuidar mejor de las existencias

• Se debe priorizar los ítems básicos en momentos de crisis o de menor demanda, pues son los más buscados por los clientes.
• Quédese atento a los números referentes a las ventas de los diversos artículos, para saber el consumo promedio de cada uno de ellos y calcular la cantidad necesaria.
• Conozca las tendencias de su sector, en lo que respeta a la demanda, para poder tener estimaciones de las ventas futuras.
• Reaccione rápidamente cuando algunos ítems no están vendiendo: si la pérdida es inevitable, lo mejor es minimizarla, ofreciendo los productos con descuentos.
• Para productos que no despiertan interés, busque todas las posibilidades para venta con el máximo descuento: ofertas por  internet, liquidaciones e incluso negociaciones con la competencia.

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