[gravata]Usar as melhores técnicas é importante para evitar prejuízos.[/gravata]

Gerenciar bem o estoque é fundamental para todo tipo de comércio e também para as indústrias. Sem um bom planejamento nessa área, podem sobrar ou faltar produtos, o que sempre tem um impacto negativo nos negócios. Alcançar o equilíbrio em termos de estoque é sempre um desafio. “Os estoques são um grande diferencial para qualquer negócio, tanto pelo lado positivo como pelo negativo”, afirma Julio Cunha, professor de Gestão de Estoques da Fundação Armando Alvares Penteado (FAAP), em São José dos Campos (SP).

Determinação de espaços específicos para guardar cada item facilita o controle

Ter mercadoria demais pode parecer interessante, dando segurança para atender à demanda, mas aumenta os custos e reduz o capital de giro necessário para a empresa. Em contrapartida, se é mantida apenas uma quantidade mínima de cada produto, vendas podem ser perdidas. Além disso, para comprar volumes menores, em alguns casos o valor cobrado pelos fornecedores será mais alto. Não se pode prever com certeza o ritmo das vendas nem os fatores que as influenciarão. Mas é possível tomar algumas medidas para ter um bom controle, sem ser um especialista em tecnologia ou investir muito. Um bom começo está na organização.

O professor Cunha explica que se deve manter um estoque limpo e organizado, com cada item devidamente identificado em locais apropriados e visíveis. Também é importante que as pessoas que acessam os estoques tenham disciplina e os mantenham em ordem, para que se possa saber o que existe dentro deles. A organização ainda facilita os inventários e inibe a compra em excesso. Uma segunda medida de fácil implantação é manter um controle de entrada e saída de itens no estoque. Pode ser feito manualmente, em um livro de registro, ou em uma planilha no computador. “Uma vez que temos o controle das entradas e saídas podemos ter uma gestão de quais itens têm maior ou menor giro, o que pode ajudar nas previsões de consumo médio e na identificação de itens sem vendas. Essas medidas são simples e podem fazer grande diferença para o negócio”, destaca Cunha. Para evitar a perda de produtos em função do vencimento do prazo de validade, uma prática recomendada é deixar os itens perecíveis separados dos demais. Também é interessante utilizar etiquetas com os prazos de vencimento destacados para que, toda vez que um item for solicitado, o mais antigo seja separado e vendido.

É o que se chama de sistema FIFO (do inglês First in, first out, significando que o primeiro item a entrar no estoque é o primeiro que deve sair). Recomenda-se também um registro dos itens perecíveis com as datas de entrada e de vencimento, para ter um controle dos que estão próximos de perder a validade. As promoções são outra ação útil no gerenciamento de estoques ou quando há excesso de um tipo de produto. Uma dica é usá-las para evitar as perdas com os produtos que estão com seu prazo de validade quase vencido. “Quando temos uma boa gestão de estoque podemos identificar itens sem movimentação há muito tempo e que ocupam espaços desnecessários e que podem ser disponibilizados a preços menores. O mesmo procedimento pode ser aplicado para produtos com quantidades de estoques excessivas”, sugere o professor. Um cuidado adicional que se deve tomar é com a oscilação no volume de vendas que ocorre em diferentes períodos do ano, conhecida como sazonalidade. Não adianta manter o mesmo estoque durante o ano todo em setores como o de refrigeração e ar condicionado, cujas vendas são maiores no verão do que nos meses mais frios. “Quando se trata de itens de venda sazonal, a boa gestão de estoques ajuda a identificá-los e a definir seus consumos médios e os períodos em que devem estar disponíveis para comercialização, bem como o momento certo de sua compra. Com essas informações, é possível evitar estoques excessivos e desnecessários”, afirma o professor Julio Cunha.

Um exemplo de empresa que adota boas práticas para controlar seu estoque é o da Multifrio. Com sede em Ribeirão Preto, a empresa atua na revenda de produtos para refrigeração doméstica, comercial e ar condicionado, assim como em projetos de câmaras frigoríficas. Para desenvolver suas atividades, possui uma grande área, armazenando uma enorme variedade de produtos. Ali, tudo que está disponível é devidamente registrado, com um controle das entradas e saídas de produtos. Segundo Marcos Henrique Zanotti, diretor da empresa, essa é uma medida essencial. “Registrar e controlar tudo que entra e sai da empresa dá um certo trabalho, mas vale a pena. Isso nos ajuda a otimizar o investimento com o estoque, fazer estimativas de vendas, planejar a compra com fornecedores e a produção, assim como descobrir os produtos que mais vendem e os que têm menos saída”, explica. O trabalho, porém, não para por aí. “Não basta ter tudo no papel ou na tela do computador. É fundamental ter uma organização lógica do local onde cada produto pode ser encontrado. Dividir os produtos por categorias e criar códigos para cada um deles são formas de manter a ordem e facilitar a localização”, acrescenta. Zanotti também recomenda treinar funcionários para usar o sistema e alerta para a necessidade de fazer backups periódicos dos dados, para evitar surpresas desagradáveis com perdas de informações. Ele considera normal a existência de erros no estoque, mesmo com todo esse controle. “Por isso, deve-se fazer o inventário periodicamente para corrigir as diferenças”, destaca. [box side=”alignleft” color=”box-vermelho” pos=”horizontal”] Dicas úteis para cuidar melhor dos estoques

• Priorize os itens básicos em momentos de crise ou de menor demanda, pois são os que têm maior procura.
•   Acompanhe os números de vendas dos diversos itens, para saber o consumo médio de cada um e calcular o estoque necessário.
•  Conheça as tendências do seu setor, em termos de demanda, para poder estimar as vendas futuras.
•  Reaja rápido quando os produtos não estiverem saindo: se a perda for inevitável, é melhor minimizar o prejuízo, vendendo com descontos.
•  Em caso de encalhes, busque todas as possibilidades para venda com o máximo desconto: ofertas pela internet, saldões e até mesmo negociações com concorrente.

Fonte: Adaptado de Folha de S. Paulo, matéria de 19/julho/2015, com informações do Sebrae-SP [/box]