Die Nutzung der besten Techniken ist wichtig, um Verluste zu vermeiden.

Die Bestandsverwaltung oder auch Bestandsführung ist für alle Arten von Unternehmen und auch für die Industrie unerlässlich. Eine fehlende Planung in diesem Bereich kann dazu führen, dass es zu viele oder zu wenige Produkte am Lager gibt, was sich immer negativ auf das Geschäft auswirkt.

Ein ausgewogener Bestand ist für jedes Unternehmen eine Herausforderung. „Lagerbestände können für jedes Geschäft sowohl in positiver als auch in negativer Hinsicht ein wichtiges Unterscheidungsmerkmal darstellen”,  erklärt Julio Cunha, Professor für Bestandsmanagement an der Armando Alvares Penteado Stiftung (FAAP) in São José dos Campos (SP).

 Die Bestimmung spezifischer Räume für die Lagerung jedes einzelnen Artikels erleichtert die Kontrolle.

Es kann zwar interessant erscheinen, eine große Warenmenge am Lager zu haben, um so mit Sicherheit die Nachfrage zu erfüllen, doch dies erhöht die Kosten und reduziert wiederum das erforderliche Betriebskapital für das Unternehmen. Im Gegensatz dazu können nur minimale Warenmengen von jedem Produkt dazu führen, dass uns Verkaufschancen entgehen. Außerdem kann in einigen Fällen der Kauf kleinerer Mengen dazu führen, dass an den Lieferanten höhere Preise gezahlt werden müssen.

Mit Gewissheit das Verkaufstempo vorauszusagen oder die Faktoren, die es beeinflussen, ist nicht möglich. Aber es ist möglich, Schritte zu unternehmen, um eine gute Kontrolle zu behalten, ohne ein Technikfreak zu sein oder viel zu investieren.

Die Organisation ist dabei von wesentlicher Bedeutung. Professor Cunha erklärt, dass das Lager stets sauber gehalten und aufgeräumt sein muss, wobei jeder Artikel entsprechend gekennzeichnet und an geeigneten und sichtbaren Stellen aufbewahrt werden soll.

Außerdem müssen die Mitarbeiter, die das Lager betreten, diszipliniert sein und es in Ordnung halten, sodass wir stets wissen, welche Waren sich genau am Lager befinden. Die Organisationen erleichtert die Inventur und verhindert den Einkauf überschüssiger Waren.

Eine zweite, leicht umsetzbare Maßnahme ist die Kontrolle des Lagerein- und -ausgangs. Dies kann entweder manuell in einem Protokollbuch geschehen oder aber mithilfe einer Kalkulationstabelle in Ihrem Rechner.

Sobald wir die Kontrolle über den Warenzu- und -abgang am Lager haben, können wir feststellen, welche Artikel mehr oder weniger Umschlag haben, was zu durchschnittlichen Verbrauchsprognosen beitragen kann und Artikel ermittelt, die sich nicht verkaufen. Diese Maßnahmen sind recht einfach, können aber für ihr Geschäft von ausschlaggebender Bedeutung sein, betont Cunha.

Um Warenverlust durch abgelaufenes Haltbarkeitsdatum vermeiden,  ist es eine bewährte Methode, verderbliche Gegenstände abseits von anderen zu lagern.

Es ist auch unerlässlich, auf den Etiketten die Verfallsdaten anzugeben, sodass immer dann, wenn ein Artikel gewünscht wird, jeweils der älteste ausgewählt und verkauft wird. Dieses System wird FIFO genannt (First In, First Out, dies bedeutet, dass der erste Artikel, der ins Lager gekommen ist, dieses auch als Erster verlässt). Es wird auch empfohlen, ein Protokoll über verderbliche Produkte mit ihren entsprechenden Lagereingangs- und Verfallsdaten zu führen, um so eine Kontrolle darüber zu haben, welche Artikel bald verfallen.

Verkaufsförderungsmaßnahmen und Werbeaktionen sind  ebenfalls sinnvolle Maßnahmen in der Bestandsverwaltung, vor allem dann, wenn zu viel von einer Produktart am Lager ist. Ein guter Tipp ist es, sie dann durchzuführen, um Warenverluste durch demnächst abgelaufenes  Haltbarkeitsdatum zu vermeiden.

„Eine gute Bestandsverwaltung sorgt dafür, dass wir Waren identifizieren können, die wir für längere Zeit nicht bewegt haben, die wertvollen Platz einnehmen und zu niedrigeren Preisen abverkauft werden könnten. Dasselbe Verfahren kann auch für Waren angewendet werden, von denen zu viele am Lager vorhanden sind”, schlägt der Professor vor.

 

Bestandsverwaltung bei Multifrio: Die Organisation beginnt mit der Registrierung aller eingehenden und ausgehenden Waren.

Besondere Aufmerksamkeit sollte Schwankungen der Verkaufsmengen zugewandt werden, die zu verschiedenen Jahreszeiten auftreten und auch Saisonalität genannt werden. In Branchen wie beispielsweise Kühlgeräte und Klimatechnik macht es keinen Sinn, das ganze Jahr über den gleichen Bestand zu pflegen, denn die Verkaufsmenge ist im Sommer stets höher als in den kälteren Monaten.

„Wenn es um saisonale Verkaufsartikel geht, trägt eine gute Bestandsverwaltung dazu bei, diese zu bestimmen und ihren durchschnittlichen Verbrauch sowie die jeweiligen Zeiten zu ermitteln, zu denen sie zum Verkauf stehen müssen, und damit auch den richtigen Zeitpunkt für ihren Einkauf zu ermitteln. Mit diesen Informationen ist es möglich, übermäßige und unnötige Lagerbestände zu vermeiden”, betont Professor Julio Cunha.

Bewährte Methoden

Ein Beispiel für ein solches Unternehmen, das bewährte Methoden für die Bestandsverwaltung einsetzt, ist Multifrio. Das Unternehmen mit Firmensitz in Ribeirão Preto widmet sich dem Einzelhandel mit Artikeln für Haushalts- und Gewerbekühlschränke, Klimaanlagen sowie Kaltkammerprojekte. Für seine Geschäftsaktivitäten verfügt es über eine große Fläche mit einem breiten Produktangebot. Alles, was am Lager verfügbar ist, wird ordnungsgemäß registriert, der Warenzugang und -abgang wird kontrolliert.

Laut Marcos Henrique Zanotti, dem Geschäftsleiter, ist dies eine notwendige Maßnahme. „Die Registrierung und Kontrolle von allen Waren, die ins Lager kommen und es wieder verlassen, ist zwar arbeitsaufwendig, aber es lohnt sich. „Es hilft dabei, den Warenbestand zu optimieren, den Umsatz zu schätzen, den Einkauf bei unseren Lieferanten und die Produktion zu planen sowie Aufschlüsse darüber zu gewinnen, welche Waren am besten verkauft werden und welche eher Ladenhüter sind”, erklärt er.

Die Arbeit hört jedoch hier noch nicht auf. „Es reicht nicht aus, alles auf Papier oder auf dem Rechnerbildschirm zu haben. Es ist ausgesprochen wichtig, dass es eine logische Organisation gibt, damit man jeden Artikel finden kann. Die Unterteilung der Produkte nach Kategorien und die Einführung von Artikelnummern tragen dazu bei, Ordnung zu halten und das Auffinden zu erleichtern”, fügt er hinzu.

Zanotti empfiehlt auch, die Mitarbeiter darin zu schulen, dieses Verfahren anzuwenden und regelmäßige Datensicherungen vorzunehmen, um unangenehme Überraschungen mit Datenverlusten zu vermeiden. Dennoch hält er es für normal, dass trotz all dieser Kontrollen Fehler auftreten können. „Daher muss in regelmäßigen Abständen eine Inventur durchgeführt werden, um eventuelle Abweichungen zu korrigieren”, betont er.

Hilfreiche Hinweise für eine bessere Bestandsverwaltung

• Bevorzugen Sie in Krisenzeiten oder bei Marktrückgängen die Grundartikel, da für diese eine höhere Nachfrage erwartet werden kann.
• Verfolgen Sie die Verkaufszahlen der verschiedenen Artikel, um so den durchschnittlichen Verbrauch von jedem Artikel genau zu kennen und den erforderlichen Bedarf zu berechnen.
• Achten Sie auf Trends in Ihrer Branche bezüglich der Nachfrage, um den zukünftigen Umsatz einschätzen zu können.
• Reagieren Sie schnell, wenn sich Produkte nicht verkaufen: Wenn der Verlust schon unvermeidlich ist, mindert man ihn am besten mit einem Sonderrabattverkauf.
• Falls es Artikel gibt, die sich überhaupt nicht verkaufen, nutzen Sie jede Gelegenheit, diese mit hohem Preisnachlass abzusetzen: Nutzen Sie Internetangebote, Ausverkaufaktionen oder sogar Verhandlungen mit Wettbewerbern.

Quelle: Nach Folha de S. Paulo, Artikel vom 19.Juli 2015 mit Informationen der Sebrae-SP