[gravata]Erfahren Sie, warum das Planen Ihrer täglichen Aktivitäten für den Umgang mit Prioritäten unerlässlich ist.[/gravata]

Es wird oft gesagt, dass Zeit unser wertvollstes Gut ist. Denn wenn sie vorbei ist, kann sie nicht wiederhergestellt werden. Daher ist es unerlässlich, Ihre Zeit zu managen, um zu vermeiden, dass Sie sie mit unnötigen Aktivitäten verschwenden, immer in Eile und Stress sind und sich überfordert fühlen. Wie kann man das richtig machen?

Der Schlüssel liegt darin, diese 3 Hauptthemen zu berücksichtigen:

• Planung;
• Festlegung von Prioritäten;
• Organisation und Disziplin.

Es ist nicht schwer, zu verstehen, was jeder dieser Begriffe bedeutet. Was nicht einfach ist, ist die Umsetzung in der Praxis. Dazu ist es notwendig, den Fokus auf die tägliche Umsetzung zu legen. Im Folgenden werden wir einige Vorschläge vorstellen, die wir gesammelt haben, damit die Herausforderung der Kontrolle Ihrer Zeit leicht bewältigt werden kann.

Planung

Die Planung Ihrer Aufgaben, Ihres Arbeitstages oder Ihrer Arbeitswoche erfordert nicht viel Zeit. Dazu können Sie jeden Montagvormittag, wenn Ihre Arbeitswoche beginnt, einige Minuten verwenden. Im Idealfall sollten Sie eine Liste der geplanten Aktivitäten erstellen und die Zeit für jede einzelne von ihnen einschätzen. Tun Sie dies schriftlich, damit Sie es anschauen können und sich nicht nur auf Ihr Gedächtnis verlassen müssen. Es kann in einem Notizbuch, Tagebuch, Handy oder an Ihrem Laptop sein. Für diejenigen, die es vorziehen, Technologie zu nutzen, gibt es viele kostenlose Apps. Ein weiteres hilfreiches Werkzeug ist Google Kalender.

Wichtig ist nicht die Art und Weise, sondern die Häufigkeit dieser Aktion. Das ist es, was Ihre täglichen Aktivitäten organisierter und produktiver macht. Sie dürfen nicht erwarten, dass diese Planung immer korrekt ist, so könnten Sie z. B. die Zeit, in der Sie bestimmte Aktivitäten durchführen müssen, falsch berechnen. Das ist ganz normal, und solange Sie Ihre tägliche Routine planen und durchführen, werden Sie lernen, wie Sie Ihre Methode verbessern und anpassen können. Diejenigen, die einen großen Teil der Zeit im Außendienst verbringen, können ebenfalls von einer organisierten und geplanten Agenda profitieren. Ein prägnanter Zeitplan der Besuche, organisiert nach Regionen, wird wahrscheinlich die Effektivität steigern.

Prioritäten definieren

Nach der Planung ist es an der Zeit, Ihre Prioritäten zu setzen. Was sind Pflichtaufgaben und was sind Dinge, die warten können? Zu verstehen, was Ihre Prioritäten sind, kann Ihnen helfen, sich auf bestimmte Aktivitäten zu konzentrieren, einige auf andere Personen Ihres Teams zu übertragen oder sie in verschiedene Timings zu unterteilen. Bedenken Sie, dass, wenn Sie etwas nicht priorisieren, dies daran liegt, dass diese spezifische Aufgabe keinen Mehrwert bringen oder bessere Ergebnisse für Ihr Unternehmen erzielen würde.

Hier ist ein wichtiger Tipp: Beginnen Sie Ihren Tag mit der Konzentration auf die schwierigsten oder anspruchsvollsten Aufgaben, danach erledigen Sie die einfacheren – so optimieren Sie Ihre Zeit, da Menschen am Morgen produktiver sind.

Organisation und Disziplin

Hinsichtlich Organisation und Disziplin sind einige Empfehlungen von Spezialisten im Bereich Zeitmanagement hervorzuheben:

• Halten Sie Ihren Schreibtisch sauber, ebenso wie Ihre Schubladen, Schränke und andere Orte, an denen Sie Arbeitsgegenstände und Dokumente aufbewahren. Dadurch vermeiden Sie die Zeitverschwendung bei der Suche nach Objekten, die sich an einem bestimmten Ort befinden sollten.
• Definieren Sie Zeiten, zu denen Sie nicht gestört werden. Erledigen Sie die Aufgaben, die eine höhere Konzentration erfordern, in diesen Zeiten – ohne Unterbrechung durch Telefonate, E-Mails und Personen, die in den Raum kommen.
• Vermeiden Sie es nach Möglichkeit, eine Aufgabe, die Sie bereits gestartet haben, zu unterbrechen. Es ist kontraproduktiv, Ihre Arbeit zu unterbrechen, sich dann zu erinnern, wo Sie aufgehört haben, und von vorne anzufangen.

Auch im Zusammenhang mit der Disziplin sollte die Bedeutung der Vermeidung von Ablenkungen hervorgehoben werden. Wir alle sind von vielen Ablenkungen umgeben, vor allem durch unsere Smartphones.

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Tipps zur Produktivitätssteigerung

Christian Barbosa gilt als einer der größten brasilianischen Spezialisten für persönliche und geschäftliche Produktivität und erklärt, dass es im Alltag eines Unternehmens mehrere Elemente gibt, die die Leistung der Mitarbeiter beeinträchtigen können, wie z. B. die Häufung von Aufgaben und mangelnde Organisation. Er präsentiert neun Tipps zur Lösung des Problems:

• Planen Sie Ihren Tagesablauf im Voraus: Es ist ratsam, die nächsten 3 Arbeitstage zu planen, um einen breiteren Überblick über Ihre Kapazitäten für spontane, dringende Aufgaben zu haben.
• Bestimmen Sie den Zeitpunkt der Ausführung jeder Aktivität: Eine Strategie besteht darin, die Zeit jeder Aufgabe in den Zeitplan aufzunehmen, als wären es Meetings. Zum Beispiel wird Aufgabe A um 10 Uhr morgens beendet, Aufgabe B um 12 Uhr usw.
• Erstellen Sie ein Tätigkeitslogbuch: Protokollieren Sie alles, was Sie in Ihrem Arbeitszeitraum tun. So können Sie feststellen, wo Sie Zeit verschwendet haben, wo es notwendig ist, mehr Zeit zu haben, und welche Aktionen nicht produktiv waren.
• Verwenden Sie immer den Kalender: Es kann sich um einen Planer in Buchform oder eine Anwendung für die Verwendung auf dem Computer, Tablet oder Smartphone handeln. Wichtig ist, sich nach der Erfüllung von Aufgaben zu erkundigen und sie zu kontrollieren.
• Kennen Sie Ihre Bedingungen: So wird es möglich sein, die notwendige Zeit für die Ausführung jeder Aktivität zu planen, ohne in letzter Minute Stress zu haben, der sich auf die Qualität Ihrer Arbeit auswirken kann.
• Lernen Sie, Nein zu sagen: Nehmen Sie nicht mehr Aufgaben an, als Sie liefern können.
• Verschwenden Sie keine Zeit: Lenken Sie sich nicht mit Spielen, privaten Gesprächen und sozialen Netzwerken ab. Verwenden Sie dazu Ihre Pausen- oder Ruhezeiten.
• Machen Sie Pausen: Reservieren Sie ein Zeitfenster, um Ihren Kopf von Ihren Aufgaben zu trennen. Eine Pause hilft, den Stress des Alltags zu reduzieren, die Stimmung zu verbessern, die Kreativität zu steigern und die Arbeit angenehmer zu gestalten.
• Erleichtern Sie Ihre Prozesse: Eine gute Möglichkeit, die Ausführung von Aufgaben effizienter zu gestalten, besteht darin, sie in Kategorien einzuteilen. Versuchen Sie, in Ihrer täglichen Planung ähnliche Arbeiten zusammenzufassen.

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